Wyjazdy na krajowe i zagraniczne podróże służbowe reguluje w PWr: ZW 49/2007 (podróże zagraniczne); ZW 157/2021 (podróże krajowe); Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022r.

„Podróż służbowa zgodnie z art. 77⁵ § 1 jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy bądź stałe miejsce pracy pracownika.”

Opis postępowania przy planowaniu podróży służbowej:

1. 1. Każda podróż służbowa musi zostać zgłoszona przed wyjazdem, w celu jej rejestracji w systemie.

- podróż krajowa – co najmniej 7 dni przed planowanym wyjazdem: należy wypełnić formularz; wypełniony formularz można przesłać mailowo na adres: martyna.militowska@pwr.edu.pl

- podróż zagraniczna – co najmniej 7 dni przed planowanym wyjazdem: należy wypełnić POLECENIE ZAGRANICZNEGO WYJAZDU SŁUŻBOWEGO, jeśli jest potrzeba zakupu biletów przez PWr, należy wypełnić ZLECENIE ZAKUPU. Wypełnione dokumenty należy dostarczyć do pok. 103, bud. A-4.

2.        W delegacji zagranicznej pracodawca jest bezwzględnie zobowiązany do wypłaty zaliczki nawet bez wniosku pracownika, wynika to § 20 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych „Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej…”, (pracownicy posługujący się kartą służbową nie pobierają zaliczek). Zgłoszenie delegacji bez odpowiedniego wyprzedzenia czasowego uniemożliwia przygotowanie i wypłatę zaliczki.
    

3.       Każdy pracownik PWr, który chce odbyć podróż służbową prywatnym samochodem musi zawrzeć z Politechniką Wrocławską UMOWĘ O UŻYWANIE POJAZDU DO CELÓW SŁUŻBOWYCH.

Pracownik, który chce zawrzeć umowę o używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych, bezwzględnie musi posiadać ważne orzeczenie lekarskie dotyczące badań psychotechnicznych do kierowania pojazdem do 3,5 tony.

- informuje się, że zawarcie umowy o używanie pojazdu do celów służbowych NIE JEST RÓWNOWAŻNE z nabyciem uprawnień do transportu osób

4.      Każdą zakończoną podróż służbową należy rozliczyć, przedstawiając wszystkie dokumenty z nią związane: bilety lotnicze, kolejowe (w celu ustalenia godzin podróży), faktury za środki transportu, faktury/paragony za autostrady, parkingi, faktury za noclegi.
5.       Jeżeli z podróżą służbową łączy się opłata konferencyjna, konieczny jest wcześniejszy kontakt z Asystentem Finansowym na W9.
6.      Jeżeli na wyjazd kierowany jest doktorant niebędący pracownikiem konieczne jest wypełnienie dokumentu SKIEROWANIE NA WYJAZD oraz OŚWIADCZENIE do celów podatkowych, a także OŚWIADCZENIE o miejscu zamieszkania.

WSZELKIE DOKUMENTY SĄ PRAWIDŁOWO WYPEŁNIONE WYŁĄCZNIE JEŚLI POSIADAJĄ WSZYSTKE PODPISY I PIECZĘCIE. Dokumenty niepodpisane lub nieopieczętowane nie mogą stanowić podstawy do wprowadzenia delegacji do systemu TETA.

formularz

formularz

Formularz jest poprawnie wypełniony, gdy posiada podpisy osoby wyjeżdżającej, a także podpis i pieczęć dysponenta źródła, podpis i pieczęć kierownika jednostki oraz pieczęć nagłówkową. 

formularz

Formularz jest poprawnie wypełniony, gdy posiada podpis i pieczęć osoby delegującej/kierownika jednostki oraz pieczęć nagłówkową.